lientje.com

"E-mail auto responders" (Automatische e-mailbeantwoorders) stuurt automatisch een, door u geschreven, e-mail naar elk persoon die e-mailt naar een adres waar dit is geactiveerd. Automatische antwoord e-mails worden soms gebruikt voor het sturen van verdere informatie over uw dienst en/of product door het gebruik van een 'gasten e-mailadress' zoals meerinfo@uwdomein.com. In andere gevallen worden dit soort e-mails gebruikt als een beleefdheidshalve antwoord voor iedereen die een vraag stelt aan uw bedrijfs hoofd e-mailadres. Als (potentieële) klanten naar dit adres e-mailen, ontvangen zij een antwoord zoals: 

Dank u voor het contacteren van ons bedrijf! Iemand van ons bedrijf zal u spoedig een antwoord op uw vraag geven. Mocht dringend een antwoord nodig hebben, bel ons dan op 01-23456789. Dank u wel. Etc.

Er zijn twee soorten "Auto Responders":

1. De stille "auto responder".
In dit geval configureert u de "responder" zo dat het de gewenste informatie stuurt wanneer een e-mail wordt ontvangen. Echter, u ontvangt GEEN kopieën van de orginele e-mail met de vraag (vragen) daarin. Deze methode wordt vaak gebruikt als u een product hebt en u wilt mensen een e-mail sturen met een adres voor verdere informatie over het product. U vertelt mensen simpelweg naar het volgende adres te e-mailen: meerinfo@uwdomein.com, en ze zullen zo verdere informatie ontvangen. Nogmaals, u zult GEEN kopieën ontvangen van de mensen die naar de "auto responder" e-mailen. Mocht u dit toch willen, lees dan de volgende paragraaf.

2. De "Auto Responder" dat u de orginele navraag stuurt.

De automatische beantwoorder is hier ingesteld om te werken met een bestaand POP3 geconfigureerd e-mailaccount. Nu ontvangt de afzender uw automatische antwoord e-mail en u ontvangt de afzenders orginele e-mail.
Het instellen van een "Auto Responder":

1. Log in op uw "control panel" (http://www.your-domain.com/cpanel/)
2. Selecteer "Setup AutoResponders"
3. Selecteer "Add Auto Responder"
4. Geef het "Email Address" in om de "auto response" te sturen
5. Type een "From" naam in (bijv. Mijn Bedrijf)
6. Geef een "Subject" in, (bijv. Dank u wel)
7. Type uw bericht in het "Body" veld

Selecteer "Create" en u hebt nu de "auto responder" geactiveerd. Om het te testen, e-mail naar het adres in stap 4 en kijk of u een antwoord terug krijgt. Als u het hebt geconfigureerd naar een bestaand POP3 e-mailaccount, dan zult u twee e-mails ontvangen. De eerste is uw vraag dat u uwzelf hebt gestuurd en de tweede is het automatisch antwoord.

BELANGRIJK. Als u de orginele e-mail wilt ontvangen naast het sturen van een "auto response", voer dan een e-mailadres in dat al geconfigureerd is als een POP3 e-mailaccount. Als u NIET de orginele e-mail wilt ontvangen, voer dan een adres in dat niet is geconfigureerd als één van uw POP3 e-mailaccounts. Mocht u op elk gegeven moment het automatische antwoord willen vernieuwen, wijzigen of verwijderen, ga dan simpelweg terug naar "Setup Auto Responders" en de actuele geconfigureerde beantwoorders worden u getoond met de opties ernaast om ze te veranderen of te verwijderen.   

Voeg toe aan favorieten
Print dit artikel